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Die Facharbeit ist vorbereitet, bevor der Mandant anruft.

Bescheide prüfen, Lohn und FiBu abstimmen, den BWA-Kommentar schreiben: 29 geprüfte Skills arbeiten direkt auf Ihren DATEV-Daten. Ihr Team prüft und gibt frei, erst dann geht etwas raus.

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Im Einsatz in über 50 Kanzleien · produktiv in 2 Wochen · alle Daten bleiben in der EU

Animierte Produkttour: Auf der Startseite geht ein Einkommensteuerbescheid ein. Die Mitarbeiterin beauftragt die KI in einem Satz, den Bescheid gegen die Erklärung zu prüfen. Der Skill Bescheidprüfung vergleicht alle Positionen, findet eine Abweichung von 1.260 Euro beim Arbeitszimmer, berechnet die Einspruchsfrist und legt einen Einspruchsentwurf in die Freigaben. Dort wird er geprüft und freigegeben.

Ein System statt fünf Tools. Im Einsatz in über 50 Kanzleien.

29
geprüfte Fach-Skills
2 Wochen
bis zum Rollout
50+
Kanzleien arbeiten damit
EU
alle Daten und KI-Modelle in Deutschland und der EU

Alles für den Kanzleialltag. Facharbeit, Posteingang und Steuerung in einem Login.

Skills

29 geprüfte Arbeitsabläufe, von der Bescheidprüfung bis zum Jahresabschluss.

  • Bescheidprüfung ESt
  • Lohnkonten-Abstimmung
  • BWA-Analyse mit Kommentar
  • Anlage V
  • Rückstellungen HGB

Posteingang

Die KI liest jede Mail samt Anhang und erkennt Mandant, Anliegen und Frist.

FA
Finanzamt Essen-SüdEinkommensteuerbescheid 2025
PDF

KI-Analyse

Kategorie
Bescheid
Mandant
Max Müller
Frist
Einspruch bis 02.12.
Nächster Schritt
Bescheidprüfung starten

Agenten

Digitale Mitarbeiter für wiederkehrende Arbeit, nach Zeitplan oder Ereignis.

„Jeden Monat am 5. die Buchhaltung von Brenner vor dem BWA-Versand prüfen.“

  1. Monatlich am 5., 07:00 Uhr
  2. FiBu-Monatsreview
  3. Bericht im DMS abgelegt
  4. Zur Freigabe vorgelegt

Freigaben

Vier-Augen-Prinzip für alles, was die Kanzlei verlässt. Erst nach Ihrer Entscheidung geht es weiter.

Mahnung Weber KG (Entwurf)aus Skill Mahnwesen · mit Quellen
Zur ÜberarbeitungFreigeben
Freigegeben, im Verlauf vermerkt

DMS-Recherche

Das Dokumentenarchiv in eigenen Worten fragen. Jede Antwort mit Beleg.

Für Sonnfeld liegen zwei Mietverträge im DMS, einer je Objekt.

Mietvertrag Objekt 1.pdfMietvertrag Objekt 2.pdf

Fristen

Regeltermine aus den DATEV-Stammdaten, nach § 108 AO verschoben, 90 Tage voraus.

  • 10.11.Lohnsteuer-Anmeldung9 Mandanten
  • 10.11.USt-Voranmeldung10 Mandanten
  • 16.11.GewSt-Vorauszahlung6 Mandanten
  • 02.12.Einspruchsfrist EStaus Bescheid
Export nach Outlook (.ics)

Mandantenportal

Ein persönlicher Link je Vorgang. Mandanten laden Unterlagen selbst hoch, ohne Konto.

Unterlagen für ESt-Erklärung 2025

6 von 8 Unterlagen liegen vor

  • Lohnsteuerbescheinigung
  • Spendenquittungen
  • Kontoauszug Vorauszahlungen
  • Belege Fortbildung

Skills, die prüfen und rechnen. Fünf von 29 live bei der Arbeit.

Stimmt der Bescheid? Bescheid gegen Erklärung, jede Abweichung erklärt, die Frist berechnet und der Einspruch vorbereitet.

    Alle Skills nach Fachbereichen

    Bescheidprüfung

    Einkommensteuer · Gewinnfeststellung · Gewerbesteuer · Umsatzsteuer

    Finanzbuchhaltung

    USt-Abstimmung FiBu und Voranmeldungen · FiBu-Monatsreview vor BWA-Versand · BWA-Analyse mit Kommentar · Kontoauszugs- und Belegverarbeitung · Mahnwesen und Forderungsmanagement · Liquiditätsvorschau 13 Wochen · E-Rechnung prüfen und kontieren

    Jahresabschluss

    Rückstellungen HGB und Steuerbilanz · Abschlussvorbereitung · Rechnungsabgrenzung · Überleitung KSt und GewSt · Gesellschafter-Verrechnung und vGA · Anlagenzugänge und AfA · Größenklassen und Offenlegung

    Lohn

    Firmenwagen LSt und USt · Lohnkonten-Abstimmung · Reisekosten Arbeitnehmer · Lohn-Sonderfälle

    Steuererklärung

    Anlage V · Anlage N mit doppelter Haushaltsführung

    Beratung

    Verbindliche Auskunft · Einspruchs- und Schriftsatz-Generator · Betriebsprüfung vorbereiten · Fristenkalender je Mandant

    Gebaut für Berufs­geheimnis­träger. Alle Daten bleiben in der EU.

    Verbunden mit Ihren Systemen

    DATEV, Outlook und Teams. Das Dashboard liest, was es braucht, und bucht nie automatisch.

    Datenschutz ohne Kompromisse

    KI-Modelle ausschließlich in Deutschland und der EU. Mit AVV und Verschwiegenheitsvereinbarung.

    • konform mit§ 203 StGB
    • konform mitDSGVO
    • KI-Modellein der EU
    • ausgerichtet amEU AI Act
    Alle Schutzmaßnahmen im Detail

    Zugriff

    • Persönliches Konto, Sitzungen laufen ab
    • Alle Daten nur nach Anmeldung, außer dem Portal-Link
    • Schutz gegen fremde Seiten, eingeschleuste Skripte und Einbetten
    • Wiederholte Fehlversuche werden gebremst

    Daten

    • Alle Daten bleiben in der EU, eigener Server in Nürnberg
    • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
    • API-Schlüssel verschlüsselt, nie im Browser sichtbar
    • Portal-Links nur als Prüfsumme gespeichert, widerrufbar
    • Uploads auf Dateityp und Inhalt geprüft

    KI

    • Nichts wird ohne Freigabe versendet oder gebucht
    • Websuchen enthalten nie Mandantendaten
    • Inhalte aus Mails und Dokumenten gelten als Daten, nicht als Anweisung
    • KI-Modelle laufen ausschließlich in Deutschland und der EU
    • Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 203 StGB
    • Ausgerichtet an den Anforderungen des EU AI Act

    Nachvollziehbarkeit

    • Protokoll über Freigaben, Zuständigkeiten und Einstellungen
    • Verlauf jeder Freigabe mit Kommentar und Bearbeiter
    • Skill-Läufe mit Auftrag, Bericht, Dateien und Kosten
    • Server mit Firewall, Schlüssel-Anmeldung und Updates

    Alles zu Sicherheit und Datenschutz →

    Die Kanzlei steuern wie ein Unternehmen. Mit Zahlen statt Bauchgefühl.

    Kanzlei-Cockpit

    Umsatz, Deckungsbeitrag, Auslastung und Forderungen über zwölf Monate, je Team, Mandat und Mitarbeiter. Mit Honorar-Simulator, Portfolio-Matrix und Frühwarnungen bei negativem Deckungsbeitrag.

    In zwei Wochen produktiv. Mit festem Ansprechpartner von Anfang an.

    1. Tag 1–2

      Anbindung

      DATEV verbinden, Postfach anbinden, Rollen und Freigaben festlegen.

    2. Tag 3–5

      Ihre Prozesse

      Die wichtigsten Abläufe aufnehmen, Skills und Agenten darauf einstellen.

    3. Woche 2

      Pilot

      Ein Team arbeitet produktiv, wir messen die Zeitersparnis.

    4. Ende Woche 2

      Ganze Kanzlei

      Rollout an alle Teams. Einrichtung und Einweisung sind enthalten.

    Nach vier Monaten bezahlt gemacht. Beispielrechnung für 150 Mandanten.

    Der Wirtschaftlichkeitsrechner im Dashboard stellt die gesparte Zeit den echten KI-Kosten gegenüber. Die Prüfzeit beim Berufsträger ist abgezogen. Im Termin rechnen wir mit Ihren Zahlen.

    Nettonutzen pro Jahr
    30.996 €
    Gesparte Stunden
    530 h
    Eingespielt nach
    3,7 Monaten

    Standardwerte des Rechners: 150 Mandanten, interner Kostensatz 65 € je Stunde, abzüglich aller KI-Kosten. Ein Rechenbeispiel, keine Zusage für Ihre Kanzlei.

    Häufige Fragen. Kurz beantwortet.

    Was ist das Kanzlei-Dashboard von Ostermann Systeme?

    Das Kanzlei-Dashboard ist eine KI-Plattform für Steuerkanzleien. Es erledigt Facharbeit wie Bescheidprüfung, Lohnkonten-Abstimmung, Anlage V, Jahresabschluss-Vorbereitung und BWA-Analyse direkt auf den DATEV-Daten der Kanzlei, sortiert den Posteingang und steuert Fristen. Jedes Ergebnis wartet auf die Freigabe eines Mitarbeiters. Das Dashboard ist in über 50 Kanzleien im Einsatz, alle Daten und KI-Modelle bleiben in Deutschland und der EU.

    Wie arbeitet das Dashboard mit unserem DATEV-Bestand?

    Es liest Mandantenstamm, Rechnungswesen (Summen und Salden, Buchungen, Stapel, offene Posten, Anlagen, Lohn) und das DMS. Skills, Agenten und KI greifen nur lesend zu. In DATEV gebucht wird nie automatisch: Buchungsvorschläge gehen als Datei oder Entwurf über die Freigaben.

    Wer kontrolliert, was die KI erarbeitet?

    Ihr Team. Schreiben, Mails, Einsprüche, Buchungsvorschläge und Skill-Ergebnisse landen zuerst in den Freigaben, mit Herkunft und Quellen. Sie geben frei, lehnen ab oder geben mit Kommentar zurück. Jede Entscheidung bleibt im Verlauf sichtbar.

    Wo liegen unsere Daten?

    Ausschließlich in Deutschland und der EU: auf einem eigenen Server im Rechenzentrum Nürnberg, und auch die KI-Modelle laufen nur in der EU. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 203 StGB. Websuchen enthalten nie Mandantendaten.

    Was ist ein Skill, was ein Agent?

    Ein Skill ist ein fertiger fachlicher Arbeitsablauf, etwa die Bescheidprüfung: Er liest Unterlagen und DATEV-Daten, prüft, rechnet und liefert einen Bericht mit Dateien. Ein Agent führt Skills automatisch aus, nach Zeitplan oder wenn etwas passiert, zum Beispiel wenn ein Bescheid ins DMS kommt.

    Wie aufwendig ist die Einführung?

    Zwei Wochen: Anbindung, Ihre Prozesse aufnehmen, Pilot mit einem Team, dann Rollout an alle. Einrichtung und Einweisung sind in jedem Paket enthalten, Sie haben einen festen Ansprechpartner.

    Macht DATEV das nicht bald selbst?

    DATEV ist unser Fundament, nicht unsere Alternative. Das Dashboard arbeitet auf Ihrem DATEV-Bestand und ergänzt ihn heute um geprüfte Skills, Agenten, einen Posteingang mit KI-Analyse, Freigaben und die wirtschaftliche Steuerung der Kanzlei.

    Was sehe ich in der Demo?

    Keine Folien, sondern das Dashboard live: wie ein Bescheid geprüft wird, wie der Posteingang vorsortiert ist, wie Freigaben und Fristen zusammenspielen. Auf Wunsch rechnen wir die Wirtschaftlichkeit mit Ihren Zahlen durch.

    Sehen Sie es live. 30 Minuten, an Ihren Abläufen.

    Buchen Sie direkt einen Termin oder lassen Sie sich zurückrufen. Oder schreiben Sie uns: leon@ostermann-systeme.de

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